Admin

In questa breve guida si illustrano le funzionalità relative al profilo di Amministratore con il quale è possibile gestire gli utenti del sistema, il loro profilo e le loro caratteristiche di rperibilità

Andando su Settings si avranno i dati personali del profilo.

• Username: il nome del profilo.
• Email: la mail associata al profilo.
• Company name: il nome della società.
• Logo: è possibile caricare il logo dell’azienda.
• Password: la password utilizzata per accedere con l’utenza.

Per visualizzare i numeri di telefono bisogna andare su Dialed Numbers e per aggiungere nuovi numeri di telefono bisogna preme il tasto Add number.

• Dialed Number: inserire il numero di telefono.
• Language: la lingua del numero di telefono.
• Timezone: il fuso orario del numero di telefono.
• Country: lo stato del numero di telefono.
• Default: impostare sul sì se il numero è attivo, lasciare no se non è attivo.

Andando nella sezione Users verranno visualizzati tutti gli agenti presenti sulla piattaforma.

Per creare nuovi agenti basterà premere sul tasto verde Add User.

• Email: fornire l’email dell’agente.
• Phone: il numero di telefono dell’agente.
• Username e Password: le credenziali che l’agente utilizzerà per effettuare la login nella piattaforma e per impostare le date e gli orari della propria reperibilità.

Dopo aver compilato tutti i campi verrà generato un link da utilizzare per completare la registrazione dell’agente:

I campi da compilare per la creazione definitiva dell’agente :

• Username, verrà automaticamente inserito lo username creato dall’admin.
• Person è il codice reperibile che dovrà utilizzare nell’ivr per poter parlare con il cliente (attualmente il codice è facoltativo e non viene effettuato il controllo nell’ivr).
• Firstname e Lastname, nome e cognome dell’agente.

Nella sezione Calendar si avrà un vista della settimana attuale con gli agenti e i loro orari lavorativi.

Mediante lo search user si potrà avere la vista singola per ogni agente, premendo su un giorno della settimana per un agente si potranno creare uno o più orari lavorativi.

Premendo ad esempio su Monday si noterà l’orario già creato precedentemente e si avrà la possibilità di eliminare tutti gli orari mediante il tasto Delete, duplicarli tramite il tasto Duplicate e crearne dei nuovi premendo su Add.

• Availabilty label: Dare un nome all’orario da creare.
• Impostare orario di Inizio e Fine lavoro.
• Il simbolo del cestino serve per cancellare il singolo orario.
• Il simbolo della matita serve per modificare un orario già presente.

Premendo su Duplicate appare la seguente schermata con i filtri da selezionare per duplicare uno o più orari sui diversi giorni del mese.

I giorni disponibili per duplicare gli orari saranno da quello attuale fino all’ultimo giorno del mese, di default verranno selezionati automaticamente tutti i giorni del mese e tutti gli agenti presenti nel sistema.
Rules:

• Standard days: inserendo la spunta verranno deselezionati tutti i week-ends del mese.
• Custom days: sono presenti tutti i giorni della settimana, inserendo la spunta su un giorno verranno automaticamente deselezionati (es: se seleziono Monday automaticamente gli orari verranno duplicati su tutti gli altri giorni della settimana eccetto tutti i Monday del mese).

Per confermare le modifiche basta premere su Save.

Tramite il pulsante Change view è possibile vedere il calendario per ogni singolo mese.

Verranno segnati in giallo i giorni dove le ore non sono coperte interamente e in verde i giorni coperti 24h su 24h.

Funzionalità lato Agente

Dopo aver compilato tutti i campi bisogna effettuare l’accesso tramite il link precedente e inserire le credenziali dell’agente.

Nella sezione Setting è possibile vedere tutte le informazioni principali dell’agente.

• First Name: nome dell’agente.
• Last Name: cognome dell’agente.
• Username: nome utilizzato per accedere al portale di oncall.
• Person: è il codice reperibile che dovrà utilizzare nell’ivr per poter parlare con il cliente (attualmente il codice è facoltativo e non viene effettuato il controllo nell’ivr).
• Backup: utilizzato per capire se la persona sta lavorando in sede o da remoto (con la spunta).
• Email: email utilizzata durante la creazionde dell’agente.
• Phone: numero di telefono dell’agente.

Inoltre è possibile selezionare un massimo di 3 lingue da assegnare all’agente per poter mettersi in contatto con il cliente della medesima lingua.

Nella sezione Timezones è possibile visualizzare tutti i fusi orari, di default sarà attivo solamente quello selezionato nella creazione dell’agente.

Tramite la barra di ricerca è possibile selezionare un fuso orario specifico, mentre se viene selezionata la casella Only default saranno visibili tutti i timezones di default.

Nella sezione Calendar è visibile il calendario personale con gli orari di lavoro presenti e/o da creare.      

Premendo ad esempio su Monday si noterà l’orario già creato precedentemente e si avrà la possibilità di eliminare tutti gli orari mediante il tasto Delete, duplicarli tramite il tasto Duplicate e crearne dei nuovi premendo su Add.

• Availabilty label: Dare un nome all’orario da creare.
• Impostare orario di Inizio e Fine lavoro.
• Il simbolo del cestino serve per cancellare il singolo orario.
• Il simbolo della matita serve per modificare un orario già presente.

Premendo su Duplicate appare la seguente schermata con i filtri da selezionare per duplicare uno o più orari sui diversi giorni del mese.

I giorni disponibili per duplicare gli orari saranno da quello attuale all’ultimo giorno del mese, di default verranno selezionati automaticamente tutti i giorni del mese.
Rules:

• Standard days: inserendo la spunta verranno deselezionati tutti i week-ends del mese.
• Custom days: sono presenti tutti i giorni della settimana, inserendo la spunta su un giorno verranno automaticamente deselezionati (es: se seleziono Monday automaticamente gli orari verranno duplicati su tutti gli altri giorni della settimana eccetto tutti i Monday del mese).

Per confermare le modifiche basta premere su Save.